604A, 604B of 604C: welk btw-formulier hebt u nodig?

De drie formulieren in één tabel

Kort gezegd: het verschil tussen 604A, 604B en 604C zit volledig in het moment van uw btw-leven. Start, wijziging of einde. Er is geen overlap, en u kiest er altijd exact één.

Formulier	Wanneer	Typisch geval	Termijn
604A	Aanvang btw-activiteit	U start een eenmanszaak en wordt btw-plichtig	Vóór de start van de activiteit
604B	Wijziging	Verhuis, nieuwe activiteit, overstap naar vrijstellingsregeling, nieuw rekeningnummer	Binnen één maand na de wijziging
604C	Stopzetting	U stopt uw eenmanszaak volledig	Binnen één maand na de stopzetting, van dag tot dag

Beslisregel in één lijn: begint er iets, kies 604A. Verandert er iets terwijl u doorgaat, kies 604B. Eindigt alles, kies 604C.

Een veelgemaakte fout: mensen dienen bij de stopzetting een 604B in omdat ze denken dat “stoppen met btw” een wijziging van regime is. Dat is het niet. Een volledige stopzetting is altijd een 604C. Een 604B gebruikt u alleen als u btw-plichtig blijft.

Waarvoor gebruikt u het formulier 604A precies?

Het formulier 604A is de aangifte van aanvang van een btw-activiteit. Daarmee vraagt u de activering van uw btw-nummer aan bij de FOD Financiën, vóór u uw eerste factuur uitschrijft.

Op het formulier 604A geeft u onder meer aan:

• welke activiteit u gaat uitoefenen (met de bijhorende NACE-codes);
• de verwachte startdatum van de activiteit;
• welk btw-regime u kiest: normale regeling met periodieke aangiften, of de kleineondernemersregeling (btw-vrijstelling onder de omzetdrempel);
• of u kwartaal- of maandaangiften wil;
• uw rekeningnummer en contactgegevens.

Volgorde die vaak fout gaat: eerst hebt u een ondernemingsnummer nodig via de KBO, daarna activeert het formulier 604A dat nummer als btw-nummer. Zonder ondernemingsnummer kunt u het 604A niet indienen.

Wie het formulier 604A niet nodig heeft: wie een vrijgestelde activiteit uitoefent zonder btw-plicht (bepaalde medische en socioculturele beroepen) of wie enkel als particulier iets verkoopt. In geval van twijfel over de vrijstelling: check dit vóór de start, want een fout regime rechtzetten vergt nadien een 604B.

604B: bij een wijziging tijdens uw activiteit

Het 604B dient u in wanneer een gegeven van uw actieve btw-dossier verandert, terwijl u btw-plichtig blijft. De termijn is één maand na de wijziging.

Klassieke gevallen voor een 604B:

1. Adreswijziging van de maatschappelijke of exploitatiezetel.
2. Nieuwe of gestopte activiteit binnen dezelfde onderneming (u voegt bijvoorbeeld webdesign toe naast fotografie).
3. Wijziging van btw-regime: van de normale regeling naar de kleineondernemersregeling, of omgekeerd omdat u de omzetdrempel overschrijdt.
4. Ander rekeningnummer voor terugbetalingen.
5. Wijziging van de aangifteperiodiciteit (maand naar kwartaal of omgekeerd).

Voorbeeld. Een zelfstandige grafisch ontwerpster in Antwerpen verhuist haar bureau van Berchem naar Gent op 3 mei en blijft verder factureren. Zij dient een 604B in, uiterlijk 3 juni. Geen 604C, want haar btw-activiteit loopt door.

Edge case om te onthouden: de overstap naar de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen betekent niet dat uw btw-nummer verdwijnt. U blijft ingeschreven, u rekent alleen geen btw meer aan. Daarom is dat een 604B en geen 604C.

604C: bij de stopzetting van uw eenmanszaak

Zet u uw btw-activiteit volledig stop, dan is het 604C het enige juiste formulier. U dient het in binnen één maand na de stopzettingsdatum, van dag tot dag gerekend.

Wat u zeker niet mag vergeten op het 604C:

• De exacte stopzettingsdatum. Die datum bepaalt uw laatste aangifteperiode én de start van de maandtermijn.
• Wat er nog in de zaak zit. Hebt u nog voorraad, materiaal of een voertuig, leg dat dan voor aan uw accountant of boekhouder voordat u een datum vastlegt. Dat is een boekhoudkundige en fiscale vraag; wij geven daar geen advies over.
• Uw andere hoedanigheden. Het 604C sluit uw btw-dossier, maar niet uw inschrijving in de KBO, uw sociaal statuut of uw provinciebelasting. Die stappen staan er los van.

Wilt u het volledige tijdpad van uw laatste maand zien, inclusief de dag-tot-dagregel? Lees dan btw-nummer stopzetten.

Van hoofdberoep naar bijberoep: welk formulier hebt u nodig?

Geen enkel. Hoofdberoep en bijberoep zijn begrippen uit het sociaal statuut, niet uit de btw-wetgeving. Zet u dezelfde activiteit gewoon voort in bijberoep, dan verandert er btw-technisch niets en dient u dus geen 604A, 604B of 604C in.

Wat u wel doet bij die overstap: uw sociaal verzekeringsfonds verwittigen, zodat uw bijdragecategorie wijzigt. Dat is een andere administratie dan de FOD Financiën.

Wanneer er bij zo’n overstap toch een 604 komt kijken:

• U stopt de activiteit volledig en start later iets helemaal anders: 604C voor het einde, later een nieuw formulier 604A voor de nieuwe activiteit.
• U verandert van activiteit of gaat door met een kleinere omzet en wilt overstappen naar de vrijstellingsregeling: 604B.
• U verhuist uw werkplek naar huis omdat u minder gaat werken: 604B voor het adres.

Een van de meest voorkomende fouten in de praktijk: een 604C indienen bij de overstap naar bijberoep. Gevolg: uw btw-nummer wordt geschrapt terwijl u nog factureert, met een aanvraag tot heractivering en onnodig papierwerk als resultaat.

Termijnen, kosten en boetes per formulier

De termijn is telkens één maand, behalve voor het formulier 604A: dat dient u in vóór de start van de activiteit.

Item	604A	604B	604C
Termijn	Vóór de start	1 maand na de wijziging	1 maand na stopzetting, van dag tot dag
Indiening	Elektronisch via e604	Elektronisch via e604	Elektronisch via e604
Door een gemachtigde	Mogelijk	Mogelijk	Mogelijk

Zet u uw eenmanszaak stop, dan dienen wij het 604C voor u in. Dat zit in ons vaste tarief van 115 euro excl. btw, samen met de doorhaling in de KBO, uw provinciebelasting en uw sociaal statuut. De wettelijke kosten die erbij komen, staan in het artikel over wat een stopzetting kost.

Bent u te laat, dan is het grootste risico niet de boete zelf, maar wat er blijft doorlopen zolang uw btw-nummer actief staat: verwachte aangiften en de bijhorende rappels.

Beslisregel: bent u de maandtermijn al voorbij? Dien alsnog in, zo snel mogelijk, met de correcte datum. Een laattijdige, correcte aangifte is altijd beter dan een dossier dat maanden blijft openstaan.

Zo dient u in via e604 in MyMinfin

Alle drie de formulieren verlopen elektronisch via de toepassing e604 in MyMinfin. Papieren indiening is enkel mogelijk na een gemotiveerd verzoek tot vrijstelling bij uw beheerteam.

Wat er bij een indiening telkens nodig is:

• uw ondernemingsnummer en uw contactgegevens;
• het juiste formulier: 604A bij een start, 604B bij een wijziging, 604C bij een stopzetting;
• de exacte datum. Dat is het veld dat het vaakst fout gaat en dat uw hele termijn bepaalt;
• het ontvangstbewijs achteraf, als bewijs van tijdige indiening.

Zet u uw eenmanszaak stop, dan hoeft u dit niet zelf uit te zoeken: wij dienen het 604C in en bezorgen u het ontvangstbewijs.

De officiële uitleg en de verklarende nota staan op de pagina van de FOD Financiën over aanvang, wijziging en einde van activiteit. Voor het ondernemingsnummer en de KBO-inschrijving vindt u de achtergrond bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.

En als u niet in België woont?

Niet-inwoners met btw-verplichtingen in België gebruiken dezelfde logica van aanvang, wijziging en stopzetting, maar de praktische weg verschilt. Buitenlandse ondernemingen zonder Belgische vestiging worden doorgaans behandeld door het gespecialiseerde centrum voor buitenlandse belastingplichtigen, vaak via een aansprakelijke vertegenwoordiger of een gemachtigde met toegang tot de Belgische toepassingen. Hebt u geen itsme of eID, laat dan een gemachtigde indienen of vraag uw beheerteam om de te volgen procedure. Voor een Belgische eenmanszaak van iemand die in Nederland woont maar hier een vestiging heeft, blijft de gewone e604-weg gelden.

Wie mag het indienen in uw naam?

Uw boekhouder, accountant of een andere gemachtigde kan het formulier 604A, 604B of 604C in uw naam indienen zodra hij een geldig mandaat heeft. Bij een stopzetting doen wij dat voor u. U blijft wel zelf verantwoordelijk voor de inhoud en de termijn, dus vraag altijd het ontvangstbewijs op.

Veelgemaakte fouten en hoe u ze vermijdt

De meeste problemen komen uit vier fouten, en alle vier zijn te vermijden in vijf minuten controle.

• Verkeerd formulier. 604B bij een volledige stopzetting, of 604C bij een overstap naar bijberoep. Vraag u telkens af: blijf ik btw-plichtig? Zo ja, nooit een 604C.
• Verkeerde datum. Een stopzettingsdatum “afronden” op het einde van de maand terwijl u effectief op de 12e gestopt bent. De maandtermijn loopt van dag tot dag vanaf de werkelijke datum.
• De rest vergeten. Uw inschrijving in de KBO, uw sociaal statuut en uw provinciebelasting stoppen niet mee met het 604C.
• Uw boekhouder te laat inschakelen. Wat er met uw voorraad, materiaal of voertuig gebeurt, bepaalt hij of zij, niet het formulier.

Twijfelt u welk formulier bij uw situatie past, dan geeft de stopzettingscheck u in een paar vragen een antwoord. Wilt u het volledige traject laten opvolgen, bekijk dan uw eenmanszaak online stopzetten.

Conclusie

De keuze is eenvoudiger dan het papierwerk laat uitschijnen: het formulier 604A hoort bij de start, het 604B bij een wijziging terwijl u btw-plichtig blijft, en het 604C bij een volledige stopzetting. De grootste fouten zitten niet in het formulier zelf, maar in de datum en in de stappen die ernaast blijven liggen.

Wat u nu concreet doet:

1. Bepaal uw categorie. Blijft u btw-plichtig? Dan nooit een 604C.
2. Zet de exacte datum vast en reken de maandtermijn van dag tot dag uit.
3. Overleg met uw boekhouder als er nog voorraad, materiaal of een voertuig in de zaak zit.
4. Laat het 604C indienen en bewaar het ontvangstbewijs.
5. Vergeet de rest niet: de doorhaling in de KBO, uw sociaal statuut en uw provinciebelasting.

Twijfelt u nog over uw eigen situatie, doe dan eerst de stopzettingscheck voordat u iets verzendt. Vijf minuten controle voorkomt maanden openstaand dossier.

Veelgestelde vragen

Welk formulier gebruik ik bij een stopzetting?

Het 604C. Dat is de aangifte van stopzetting van een btw-activiteit, in te dienen binnen één maand na de stopzettingsdatum, van dag tot dag. Stopt u op 15 maart, dan is 15 april de uiterste datum.

Moet ik een 604B indienen als ik van hoofdberoep naar bijberoep ga?

Nee, niet als u dezelfde activiteit voortzet. Hoofdberoep en bijberoep zijn begrippen uit het sociaal statuut, geen btw-begrippen. Verwittig wel uw sociaal verzekeringsfonds. Alleen bij een echte btw-wijziging (adres, activiteit, regime, rekeningnummer) dient u een 604B in.

Wat kost het stopzetten van mijn btw-nummer?

Bij ons zit het 604C in het vaste tarief van 115 euro excl. btw, samen met de doorhaling in de KBO, uw provinciebelasting en uw sociaal statuut. De wettelijke kost voor de btw-stopzetting bedraagt 32 euro excl. btw.

Kan het nog op papier?

Alleen uitzonderlijk. De formulieren 604A, 604B en 604C gaan elektronisch via e604. Papieren indiening is enkel mogelijk na een gemotiveerd verzoek tot vrijstelling bij uw beheerteam.

Wat als ik te laat ben met mijn 604C?

Dien het alsnog in met de correcte stopzettingsdatum. Een laattijdige aangifte kan een administratieve boete opleveren, maar het grootste risico is dat uw btw-nummer actief blijft en dat er periodieke aangiften en rappels blijven doorlopen.

Kan iemand anders het in mijn naam indienen?

Ja. Met een geldig mandaat kan een gemachtigde het formulier 604A, 604B of 604C in uw naam indienen via e604. Bij een stopzetting doen wij dat voor u, en u krijgt het ontvangstbewijs.

Waar vind ik e604?

In MyMinfin op de portaalsite van de FOD Financiën, bij de btw-toepassingen. Inloggen gebeurt met itsme of uw eID met kaartlezer.

Moet ik ook de KBO verwittigen?

Ja. Het 604C regelt enkel uw btw-dossier. De doorhaling van uw inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen is een aparte stap, net als de melding aan uw sociaal verzekeringsfonds, uw ziekenfonds en uw provincie. Bij ons zitten die vier stappen in hetzelfde dossier.